به احتمال زیاد برای شما هم پیش اومده که حس کرده باشید جلسه‌های کاری به زمان غیر مفیدی برای شما تبدیل شده. به زبون ساده‌تر اگه بخوام بگم تا حالا شده در جلسه‌ای باشید و حس کنید که حوصلتون سر رفته؟ یا این که زمانی که شخصی داره صحبت میکنه متوجه بشید که روی صحبت‌هاش تمرکزی ندارید و درواقع متوجه صحبتش نمی‌شید؟ خب باید بگم که شما تنها نیستید!
فارغ از رشته، زمینه کاری و نوع جلسه (حضوری یا راه دور)، جلسهها همیشه هستند و ما چه به عنوان برگزارکننده جلسه و چه به عنوان شرکت‌کننده در جلسه باید یاد بگیریم که چطور از جلسه به صورت مفید استفاده کنیم.
اجازه بدید مشکل خودم با جلسه‌هایی که داشتم و یا دارم رو براتون شرح بدم. کار من به صورت راه دور هست و از خونه یا هرجای دیگه‌ای به جز دفتر کار و شرکت کارم رو انجام میدم. در هفته هم شرکت حداقل ۲ جلسه که زمان هرکدوم حداقل ۲ ساعت هست رو برای همه اعضای تیم‌های مختلف برگزار میکنه و همه هم باید حضور داشته باشن. البته که این زمان به عنوان زمان کاری من حساب میشه و بابتش هزینه دریافت می‌کنم و این در نگاه اول ممکنه که خیلی خوب به نظر بیاد. ولی من بعد از جلسه دوم متوجه شدم که وقتی بقیه صحبت می‌کنن و موضوع صحبتشون هیچ ربطی به من نداره بعد از گذشتن حدود ۲۰ دقیقه کلا تمرکزی روی شنیدن بقیه صحبت‌ها هم ندارم و انگار دارن برام لالایی میخونن و کم‌کم سرگرم استفاده از تلفن همراهم میشم یا این که داخل مرورگرم یه تب جدید باز می‌کنم و راجع به موضوعی مشغول جست‌و‌جو میشم. البته که مدیرای شرکت هم بابت این موضوع ناراحت میشن (و به احتمال زیاد حق هم دارن) ولی خب من هم این کار رو به صورت ارادی انجامش نمیدم و حتی این مورد رو به خودشون هم گفتم.
البته این رو هم باید بگم، زمانی که خودم در جلسه درحال صحبت کردن هستم، نه تنها حوصلم سر نمیره بلکه با تمرکز کامل به صحبت‌های بقیه که دارن نظرشون رو درمورد صحبت‌های من میگن گوش میدم!
من حدس میزنم که این به خاطر یه پدیده بیولوژیکی باشه و مغز وقتی میبینه که صحبت‌ها براش مهم نیستن، باهاشون به عنوان نویز برخورد میکنه و کلا از یه زمانی به بعد دیگه در نظرشون نمی‌گیره و یا این که اونا رو پردازش نمی‌کنه.
داخل بعضی از کتاب‌هایی که میخوندم مطالبی راجع به جلسات کاری نوشته شذه بود که من سعی می‌کنم چیزایی که ازشون یادم مونده رو اینجا به صورت خلاصه بنویسم.
در قدم اول واقعیتی که باید باهاش روبرو بشیم این هست که:
بیشتر افراد جلسه برگزار می‌کنند تا خودشان برای حل مشکل تلاشی نکنند.
نکته مهم دیگه راجع به جلسه این هست که:
هدف از برگزاری جلسه باید توافق نظر درباره یک تصمیم باشد.
برای این که یه جلسه به صورت مفید برگزار بشه، شرکت‌کننده در جلسه و برگزارکننده جلسه باید هر دو نکاتی رو رعایت کنن.
در ادامه این نوشته منظور از وسیله‌های الکترونیکی، تلفن همراه، لپتاپ، تبلت، کتاب‌خوان، ساعت هوشمند و انواع دیگر وسیله‌های الکترونیکی هست که باعت از دست رفتن تمرکز و یا به زبان خودمونی‌تر حواس‌پرتی می‌شوند.
به عنوان برگزارکننده جلسه باید در نظر یگیرید که:
- از قبل دستور جلسه را درباره مشکلی که قرار است حل شود، منتشر کنید.
- از قبل تلاش کنید راه‌حل را که خلاصه‌ای درباره مشکل، دلایل به وجود آمدن آن و راه‌حل‌های پیشنهادی را به صورت خلاصه‌ای مکتوب ارائه دهید.
- فقط کسانی را به جلسه دعوت کنید که موضوع جلسه به آن‌ها مربوط می‌شود. (می‌توانید در زمان‌های کوتاه‌تر برای هر تیم به صورت جدا جلسه برگزار کنید.)
- اگر جلسه به صورت حضوری برگزار می‌شود، قبل از جلسه به صورت محترمانه از اعضا بخواهید تا وسایل الکترونیکی همراه خود به جلسه نیاورند و یا در طول جلسه از آن‌ها استفاده نکنند.
- اگر جلسه به صورت حضوری برگزار می‌شود، شما می‌توانید پریز‌های برق و امکان شارژ کردن وسیله‌های الکترونیکی را به دور از محل نشستن اعضا، در محلی قرار دهید تا اعضا علاوه بر اینکه وسایل خود را شارژ می‌کنند از آن‌ها نیز فاصله داشته باشند.
- اگر از متودولوژی‌های Agile یا مشتقات اون مثل Scrum استفاده می‌کنید. با جلسه‌های Stanup و Planning سروکار خواهید داشت و باید دقت کنید که این جلسهها نباید بیشتر از ۵٪ زمان شما در هفته (اگر ۴۰ ساعت در هفته کار می‌کنید میشه ۲ ساعت) رو به خودشون اختصاص بدن.
به عنوان شرکت‌کننده در جلسه باید در نظر بگیرد که:
- قبول کنید که اگر می‌خواهد زمان مفیدی را در جلسه سپری کنید، باید مطمئن شوید که جسم و ذهن شما، هر دو در جلسه حضور دارند.
- اگر حس می‌کنید جلسه برای شما مفید نیست، با احترام و کسب اجازه مدیر خود، جلسه رو ترک کنید.
- از استفاده کردن از وسایل الکترونیکی در حین جلسه پرهیز کنید. (شما در بیشتر موارد، فقط به یک دفترچه یادداشت و یک خودکار نیاز دارید.)
- از قبل مواردی که در جلسه حدس می‌زنید راجع بهشون صحبت میشه رو مرور کنید.
- سعی کنید در جلسه حضور فعال داشته باشید.
- صحبت کسی رو قطع نکنید. (اگر جلسه غیر حضوری هست، اکثر پلتفرم‌های ارتباطی حرفه‌ای مثل Skype یا Microsoft Teams امکاناتی مثل بالا بردن دست برای کسی که میخواد صحبت کنه دارن، که می‌تونید از اون‌ها استفاده کنید)
- از جمله‌های کوتاه استفاده کنید که در فاصله بین جمله‌ها اگر کسی خواست سؤالی از شما بپرسه برای هر دوی شما آزاردهنده نباشه.
- در جلسه‌هایی که به صورت راه دور برگزار میشن، معمولا کسی شنا و چهره شما رو نمی‌بینه و در نتیجه زبان بدن شما رو هم متوجه نمی‌شه، پس این احتمال وجود خواهد داشت که از صحبت، لحن صدا و شوخی‌های شما برداشت دیگه‌ای بشه. بنابراین سعی کنید که لحن صحبت و کلماتی که انتخاب می‌کنید رو کنترل کنید. اهمیت این مورد در گروه‌های کاری که ارتباط به صورت متنی و نوشتاری هست بیشتر هم میشه.
بعضی از موردهایی که اینجا نوشتم دیدگاه‌های خودم هستن و بقیه رو از منبع‌های زیر برداشتم که امیدوارم براتون مفید باشه.
منبع اول: کتاب Indistractable هست که آقای Nir Eyal اون رو نوشته و انتشارات BenBella Books اون رو منتشر کرده. در ایران هم ترجمه این کتاب با عنوان ذهن حواس‌جمع با ترجمه خانم فاطمه علی‌پور تنگسیری موجود هست و توسط نشر آموخته هم منتشر شده.
 |
 |
در این کتاب راجع به تکنیک‌ها و کارهایی که باعث میشن تا با تمرکز کامل به کارهای روزانمون برسیم صحبت میشه. بعد از مطالعه این کتاب شما می‌تونید عامل‌هایی که باعث میشن تا شما حواس‌جمع باشید و همچنین عامل‌هایی که حواس شما را پرت می‌کنن شناسایی و کنترل کنید.
منبع دوم: کتاب The Clean Coder نوشته Robert C. Martin هست که توسط انتشارات Pearson Education منتشر شده. در ایران هم ترجمه این کتاب با عنوان کدنویس تمیز با ترجمه حسین مسعودی و مهرداد عباسی موجود هست و توسط انتشارات تولید علم هم منتشر شده.
 |
 |
در این کتاب راجع به رفتار حرفه‌ای و نحوه برخورد با چالش‌هایی که در محیط‌های کاری ممکن هست به وجود بیان صحبت میشه. و به نظرم مطالعه این کتاب برای همه (حتی کسانی که در حوزه علوم کامپیوتر فعالیت نمی‌کنن) مفید هست.
شاد و سلامت باشید.
پی‌نوشت‌ها:
- امیدوارم بتونم در زمان مناسبی هر دو کتاب رو با جزییات بیشتری معرفی کنم.
- دوست دارم نظر(های) شما رو هم در مورد جلسه‌های کاری بدونم.
- عکس کاور این نوشته از اینجا برداشته شده.
در مورد کلیات این مطلب باید بگم که بحث درسته و مشترکی است بین همه، ولی برای پرهیز از بوجود اومدن این شرایط: ۱- اون کسی که ترتیب جلسه را میده هدفش قبل از جلسه قاعدتاً بایستی تصمیم گیری روی یک موضوع باشه که نیاز به خِِرَد جمعی داره در غیر اینصورت مشابه سخنرانی های فیدل کاسترو میشه.۲- مطابق تجربه و با پیش فرض مورد قبلی، حداکثر ۱۵ دقیقه و نهایتاً ۴ نفر در یک جلسه کاری بایستی در مورد یک موضوع صحبت کنند و در نهایت با یک ربع شروع جلسه و یک ربع جمع‌بندی بیشتر از ۱٫۵ ساعت زمان یک جلسه نشه ۳-تا اونجا که امکان داره قبل از جلسه به نفرات حاضر بایستی اطلاعات لازم داده باشه که اون جلسه فقط جلسه جمع‌بندی باشه به یک شکلی مگر اینکه مسیله محرمانه باشه
این چند مورد به نظرم بخشی از مشکلات رو‌میتونه مرتفع کنه